Znalezienie rzetelnego najemcy na swoje mieszkanie nie jest rzeczą prostą i szybką. Oprócz zabezpieczenia takich kwestii, jak regularne uiszczanie opłat za wynajem oraz ustalenie pewnych zasad obowiązujących najemcę, warto zabezpieczyć sam lokal przed powstaniem szkód. W tym celu należy sporządzić szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy wynajmowanego mieszkania.

Zabezpieczy on zarówno interesy wynajmującego, jak i samego najemcy. Im szczegółowiej zostanie spisany, tym w razie późniejszych nieporozumień będzie bardziej przydatny. Generalną zasadą, dla której sporządza się dokument jest ustalenie stanu faktycznego lokalu, który będzie wynajmowany. Zgodnie z kodeksem cywilnym bowiem, najemca ma obowiązek zwrócić wynajmującemu mieszkanie w stanie nie gorszym niż zastał. W razie powstałych później wątpliwości po zakończeniu najmu, protokół będzie stanowił dowód w sprawie uzyskania ewentualnego odszkodowania.

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?

• Dane stron zawierających umowę najmu, czyli imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego i pesel.
• Przedmiot wynajmu, czyli określenie dokładnej lokalizacji wynajmowanego mieszkania.
• Stan techniczny wynajmowanych pomieszczeń, przy czym każde z nich powinno być osobno opisane.
• Dokładny opis znajdujących się w mieszkaniu urządzeń oraz instalacji.
• Szczegółowy opis mebli oraz urządzeń znajdujących się w lokalu – warto każdy przedmiot szczegółowo opisać wraz z informacją, kiedy został nabyty, czy posiada już jakieś uszkodzenia, czy był naprawiany i z jakiego powodu. Można, choć nie jest to obligatoryjne, dodać zdjęcia spisywanych w protokole przedmiotów, jako dowód potwierdzający ich stan faktyczny.
• Stan początkowy liczników mediów – pozwoli na rzetelne określenie zużycia wody, gazu czy prądu, tym samym zabezpiecza obie strony przed ponoszeniem dodatkowych kosztów zużytych mediów.
• Wysokość wpłaconej kaucji na poczet naprawienia ewentualnych zniszczeń powstałych podczas najmu mieszkania.
• Terminy płatności opłaty za wynajem, czynszu i opłat za media, w tym sposób ich regulowania (płatność na konto wynajmującego, płatność bezpośrednio do spółdzielni czy dostawcy mediów).
• Ilość kluczy przekazanych najemcy oraz inne uwagi nie zawarte we wcześniejszych podpunktach.
• W opisie mieszkania oraz stanu jego wyposażenia należy pamiętać o oknach, drzwiach i podłogach. Stanowią one również element stałego wyposażenia lokalu, który może zostać zniszczony podczas najmu.

Sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego wynajmowanego mieszkania, zarówno w dniu zawarcia umowy najmu, jak i w dniu opuszczania przez najemcę lokalu, będzie podstawą do rozliczenia się pomiędzy stronami. Jeżeli stan mieszkania po wynajmie będzie gorszy od stanu sprzed wynajmu, wtedy wynajmujący ma prawo do zażądania usunięcia powstałych szkód i braków, bądź zadośćuczynienia w formie finansowej. Z drugiej strony protokół będzie chronił najemcę przed próbą wyłudzenia dodatkowych opłat za wynajem i rzekomo powstałe w tym czasie braki lub szkody. Prawidłowo spisany protokół zdawczo-odbiorczy, wraz z dokumentacją zdjęciową, może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, w przypadku braku porozumienia między stronami najmu na drodze polubownej.