Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi liczne wątpliwości wśród właścicieli mieszkań osiągających przychody z najmu prywatnego. Pojawia się przekonanie, że nowe regulacje obejmują wszystkich podatników. W praktyce sytuacja jest bardziej złożona, a obowiązek korzystania z KSeF zależy przede wszystkim od statusu podatkowego wynajmującego oraz charakteru samego najmu.
Brak KSeF, gdy nie są wymagane faktury
Najem prywatny jako źródło przychodu nie oznacza automatycznie konieczności stosowania e-faktur. Kluczowe znaczenie ma to, czy wynajmujący jest podatnikiem VAT oraz czy ma obowiązek wystawiania faktur. To właśnie te dwa elementy determinują, czy KSeF znajdzie zastosowanie.

Najem prywatny może być prowadzony poza działalnością gospodarczą, bez wpisu do ewidencji i bez formalnego prowadzenia firmy. Jednocześnie osoba fizyczna wynajmująca nieruchomość może zostać uznana za podatnika VAT, jeśli wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu w sposób ciągły i samodzielny. W praktyce oznacza to, że sam fakt prywatnego charakteru najmu nie wyklucza obowiązków podatkowych.
W przypadku najmu lokali mieszkalnych na cele mieszkaniowe najczęściej stosowane jest zwolnienie z VAT. W takiej sytuacji wynajmujący nie ma obowiązku wystawiania faktur, chyba że najemca wyraźnie o to wystąpi. Co istotne, brak obowiązku fakturowania oznacza również brak konieczności korzystania z KSeF. To właśnie ta grupa właścicieli, stanowiąca większość rynku, pozostanie poza systemem e-faktur.
VAT przesądza o obowiązku korzystania z KSeF
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku najmu opodatkowanego VAT, na przykład przy wynajmie lokali użytkowych. Jeśli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT i dokumentuje transakcje fakturami, wówczas zobowiązany jest do ich wystawiania w systemie KSeF. W tym przypadku status podatnika VAT przesądza o obowiązku korzystania z e-fakturowania.
Istotne znaczenie ma także to, kto jest najemcą. W relacjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej faktura nie jest obowiązkowa, o ile nie zostanie zgłoszone żądanie jej wystawienia. Natomiast w przypadku najmu na rzecz przedsiębiorcy faktura stanowi standardowy dokument potwierdzający transakcję. Jeśli wynajmujący jest podatnikiem VAT, powinien wystawić ją w KSeF.
Wyłączenie z obowiązku używania KSeF
Warto jednak zwrócić uwagę na okres przejściowy obowiązujący do końca 2026 roku. W niektórych przypadkach podatnicy, których łączna miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł, mogą korzystać z wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF. Dotyczy to również osób wynajmujących prywatnie, które nie są czynnymi podatnikami VAT.
Nie można pominąć kwestii identyfikacji podatkowej. System KSeF opiera się na numerze NIP, który jest niezbędny do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Osoby fizyczne, które dotychczas posługiwały się wyłącznie numerem PESEL, a zdecydują się na rejestrację do VAT, będą musiały uzyskać numer NIP.
Najem prywatny nie jest automatycznie objęty obowiązkiem korzystania z KSeF. Decydujące znaczenie mają trzy czynniki: status podatnika VAT, charakter wynajmowanej nieruchomości oraz obowiązek wystawiania faktur. W praktyce oznacza to, że większość właścicieli mieszkań wynajmujących lokale na cele mieszkaniowe nie będzie musiała korzystać z systemu e-faktur, podczas gdy podatnicy VAT prowadzący najem opodatkowany zostaną objęci tym obowiązkiem.
Dodaj komentarz